A well-written email in Spanish builds trust with clients and partners. The structure is close to English, but a few details differ: the punctuation of the greeting, the formal usted and the sign-off phrases.
The greeting
In a formal context, write Estimado Sr. García: or Estimada Sra. López:. Note that in Spanish the greeting ends with a colon, not a comma. If you do not know the recipient: Estimados señores:. With a regular contact, Hola, Carmen: is perfectly normal.
Getting to the point
State your purpose in the first sentence: Le escribo para confirmar la reunión del jueves. — En relación con su pedido del 12 de marzo… — Tal como acordamos por teléfono…
Making a request
The conditional softens any request: ¿Podría enviarme el presupuesto actualizado? — Le agradecería que me confirmara la fecha. To follow up politely: Quedo a la espera de su respuesta.
Asunto: Propuesta de reunión – proyecto Londres
Estimada Sra. García:
Le escribo para proponerle una reunión por videollamada la próxima semana, con el fin de revisar juntos el calendario del proyecto.
¿Le vendría bien el martes a las 10:00 o el miércoles a las 15:00?
Quedo a la espera de su respuesta.
Un cordial saludo,
Emma Clarke
Signing off
The safest sign-offs are Un cordial saludo, Saludos cordiales and, more formally, Atentamente. Between colleagues, Un abrazo or Saludos are common, especially in Latin America.
Teacher’s tip
Tú or usted? Mirror your contact: if they write “Hola, Emma” and use tú, you can do the same in your reply.
Improving in writing and speaking
In business Spanish lessons, your teacher corrects your real emails, helps you prepare the calls that follow and builds your industry vocabulary. It is the fastest way to feel at ease with Spanish-speaking contacts.
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